KPI – Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc.
Thông thường mỗi chức danh sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả của chức danh đó. Dựa trên việc hoàn thành KPI, công ty sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân. Vậy xây dựng KPI như thế nào?
Nói 1 cách đơn giản, tương tự như khi đi vào một phòng khám đa khoa, người ta sẽ tham vấn cho mình một loạt những test (thử máu, huyết áp, nhịp tim, X quang, nước tiểu, mắt, mũi, chân tay, thần kinh, vv…). Nếu ta khám hết, bác sỹ sẽ cho ta một loại kết quả thể hiện bằng những chỉ số định tính và định lượng. Tất cả những thông tin đó đều là KPI về tình trạng sức khỏe của chúng ta.
Chúng ta giám sát sức khỏe của mình, của doanh nghiệp, phòng ban và nhân viên, vv… thông qua các KPIs. Từ đó biết được chúng ta đang có sức khỏe tốt hay xấu, doanh nghiệp đang thắng hay thua, nhân viên đang hoạt động ra sao, vv… để rồi đưa ra các biện pháp giải quyết hiệu quả.
Vậy, Câu hỏi là phải xây dựng KPI như thế nào trong các chỉ số KPIs nêu trên?
Câu trả lời duy nhất là: Tôi chỉ cần những KPIs giúp cho tôi ra quyết định phù hợp mà thôi. Cũng giống như khi bạn vào khám bệnh (ngoại trừ những trường hợp đặc biệt), chỉ có ông nào sợ chết, thần kinh có vấn đề mới yêu cầu người ta “có test nào cho tôi test hết”: tốn tiền, tốn thời gian, tốn công sức,…
Nhưng, phần lớn các lãnh đạo công ty không thực sự biết là mình cần phải biết những thông tin gì để giúp mình ra các quyết định, cho nên dễ rơi vào trạng thái biết nhiều thông tin, nhưng lại không giúp mình ra được những quyết định thay đổi. Cụ thể, các lãnh đạo có thể ngồi một chỗ và chỉ ra một loạt các KPIs, nhưng nhiều khả năng trong số đó là các KPIs không thực tế, không thu thập được số liệu, hoặc quá chi tiết, vv…
Các chỉ số KPI có thể thuộc nhiều loại khác nhau.
Việc hiểu nhầm và áp dụng máy móc hệ thống KPI sẽ tạo ra những bất cập trong hệ thống đánh giá trong công ty. KPI có thể thuộc ba loại như sau:
01- Hệ thống KPI tập trung vào đầu ra – output:
Các KPI đầu ra output quá quen thuộc với các chuyên viên nhân sự. hệ thống KPI output cho phép thực hiện công tác đánh giá nhanh và hiệu quả. Tuy nhiên hệ thống này có các yếu điểm là không cân nhắc tốt tình hình thay đổi trên thị trường kinh doanh, không khuyến khích phát triển, tạo điều kiện cho nhân viên tập trung vào các giải pháp ngắn hạn tình thế.
02- Hệ thống KPI hành vi – behavior:
Các KPI về hành vi tương đối mới đối với các chuyên viên nhân sự Việt Nam. Các KPI hành vi rất thích hợp với các vị trí mà đầu ra rất khó lượng hóa. Ví dụ tại vị trí chuyên viên dịch vụ khách hàng, các hành vi như tích cực làm việc, chăm chỉ, cẩn thận là những yếu tố tiên quyết đảm bảo đầu ra tại vị trí làm việc.
03- Hệ thống KPI năng lực – competencies:
Các KPI về năng lực chú trọng vào khả năng của người nhân viên. Hệ thống KPI năng lực tập trung vào nguyên nhân thay vì kết quả như trong hệ thống KPI tập trung vào đầu ra.
Các chuyên viên nhân sự khi triển khai hệ thống đánh giá thường băn khoăn và tự hỏi hệ thống KPI như thế nào là tốt nhất. Chúng ta có nên tập trung vào đầu ra trong khi đảm bảo các KPI về năng lực và hành vi được áp dụng phù hợp không ? Bài toán áp dụng hệ thống KPI tương tự như một vị thầy lang có được các vị thuốc. Bản thân các vị thuốc không quan trọng bằng liều lượng các vị thuốc được áp dụng cho một bệnh nhân cụ thể trong hoàn cảnh cụ thể. Điều chỉnh tỷ lệ các nhóm KPI cho từng vị trí công việc, trong từng hoàn cảnh môi trường kinh doanh sẽ quyết định tính hiệu quả của công tác nhân sự.
Một số chỉ dẫn sau đây sẽ giúp phòng nhân sự xác định tỷ lệ hợp lý cho ba loại nhóm KPI nói trên
01- Vị trí công việc: Vị trí công việc đóng vai trò quyết định tỷ lệ ba nhóm KPI. Tại vị trí chuyên viên nghiên cứu R & D, hệ thống KPI tập trung đầu ra sẽ không hiệu quả do nghiên cứu phát triển mang tính chất rủi ro và bất định cao. Đảm bảo chi phí và các hoạt động hỗ trợ R & D không đảm bảo 100 % thành công. Áp tỷ lệ KPI output sẽ tạo ra những áp lực vô hình cho chuyên viên nghiên cứu. Tuy nhiên tại vị trí giám sát bán hàng FMCG, hệ số KPI output sẽ phải chiếm tỷ trọng lớn nhất. Cũng tương tự, hệ thống KPI năng lực sẽ phù hợp với các vị trí nhân viên trẻ.
02- Chiến lược kinh doanh: Chiến lược kinh doanh tác độn sâu sắc tới hệ thống chỉ tiêu đánh giá. Một công ty có chiến lược kinh doanh dài hạn và bền vững sẽ có trọng số hệ thống KPI về năng lực và hành vi nhiều hơn công ty tập trung vào ngắn hạn.
03- Áp lực môi trường kinh doanh: Áp lực môi trường kinh doanh ảnh hưởng ngắn hạn tới hệ thống KPI đánh giá. Các ngân hàng là một ví dụ cụ thể khi tất cả các nhân viên đều phải đảm bảo chỉ số huy động vốn.
04- Năng lực của phòng nhân sự: Năng lực hiện hữu của phòng nhân sự và các cấp quản lý cũng là yếu tố quyết định lựa chọn hệ thống KPI. Hệ thống KPI tập trung về ouput sẽ không đòi hỏi năng lực chuyên môn của phòng nhân sự. Trái lại, hệ thống KPI về năng lực và hành vi sẽ đòi hỏi năng lực cao hơn do phòng nhân sự cần xác định rõ ràng mối liên kết giữa kết quả và hành vi/ năng lực.
Hệ thống KPI tốt là hệ thống KPI thực tế với hoàn cảnh doanh nghiệp của mình, khả thi, thu thập được thông tin chính xác với chi phí và thời gian hợp lý. Nếu muốn thiết lập các KPIs cho từng phòng ban, nhân viên nhân sự phải tham vấn với trưởng phòng ban đó và cấp cao hơn (họ cần những thông tin gì để đưa ra các quyết định quản lý) ngoài ra, cũng cần căn cứ vào mục tiêu và chức năng của phòng ban đó…
St và Bt
Pingback: BSC và KPI Đôi bạn cùng tiến cho doanh nghiệp - Eduviet
Pingback: Những sai lầm thường gặp khi Ứng dụng BSC và KPI tại DN Việt (p 01) - Eduviet
Pingback: BSC là gì - Khái niệm thể điểm cân bằng - Eduviet
Pingback: Các phương pháp đánh giá nhân viên - Eduviet
Pingback: Xây dựng KPI như thế nào cho hiệu quả?
Pingback: 5 Cách kiếm tiền trên mạng hiệu quả với số vốn ít năm 2017
Mình đang xây dựng Bảng hệ thống KPI mà chưa biết bắt đầu từ đâu, mình công ty thương mại, dịch vụ chuyên về ” Thiết Bị Văn Phòng, Thiết Bị An Ninh Camera Quan Sát’ anh chị nào giúp với ạ, xin chân thành cảm ơn. Mà có thể có bảng KPI sẵn cho mình xin để tham khảo được k ạ. Có thể gửi qua mai: thienphucquyit@gmail.com
mình muốn tìm hiểu về kpi, nếu muốn học thì học ở đâu tốt nhỉ? có ai biết chỉ mình với
Mình đang xây dựng Bảng hệ thống KPI cho từng phòng ban nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu. Bên Công ty mình chuyên về giải pháp email theo tên miền riêng dành cho các doanh nghiệp và cá nhân. Anh/Chị chuyên gia có thể gửi giúp mình tham khảo về mẫu KPI với ạ. Mình chân thành cám ơn.
Dphuong610@gmail.com
Chúc Anh/Chị sức khỏe và gặt hái nhiều thành công trong công việc và cuộc sống.
Mình đang muốn xây dựng hệ thống KPI cho cty mình: Chuyên về phân phối sản phẩm đất nền (BĐS) mà không biết bắt đầu từ đâu để triển khai, mong ac và các chuyên gia giúp đỡ. Nội dung gửi về địa chỉ sau: quangdung080874@gmail.com
Xin chân thành cảm ơn!
em muốn lập 1 kpl cho bộ phận hành chính mà em không biết bắt đầu từ đâu mong các anh chị em giúp đở mail của em là kieudiem.le85@gmail.com em cảm ơn rất nhiều ạ
mình muốn tìm hiểu và xây dựng kpi về cty mình, cho mình ít hướng dẫn đi ạ
Mình muốn lập KPI trong trường học tư thục. XIn hướng dẫn được không ạ. Tel: 0918655282
mình muốn xây dựng hệ thống KPI cho ngành nghề bất động sản mà không biết bắt nguồn từ đâu.xin hướng dẫn giúp mình ạ. gmail nguyenhang431996@gmail.com
Mình muốn xây dựng KPI cho phòng ban của mình, bên mình lĩnh vực thẩm mỹ viện mà ko biết bắt đầu tư đâu. Mong các anh chị và các chuyên gia hướng dẫn giúp mình. Thanks ạ.
Mail của mình: nhuchang0708@gmail.com
Đặt Kip Phải phù hợp với nhân sư, nhân lực của công ty. Kip như mục tiêu mà chúng ta muốn hoàn thành.
Mình làm ở phòng Tổ chức và Nhân sự công ty điện lực, mình đang xây dựng KPI cá nhân nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu. Rất mong nhận được các tư vấn liên quan.
ngoài KPI thì còn cách nào để quản lý sale hiệu quả
vậy, cho mình xin ý kiến. duannt@vcf.asia
ngoài KPI thì còn cách nào để quản lý sale hiệu quả vậy, cho mình xin ý kiến. duannt@vcf.asia
Mình cần tìm hiểu về KPI để áp dụng cho công ty nhỏ
mình muốn tìm hiểu và xây dựng KPI cho công ty mình, tư vấn giúp mình ạ: buuchinhvang.vn@gmail.com
Mình muốn tìm hiểu và xây dựng kpi cho bộ phận cảnh quan công ty. Xin tư vấn giúp mình.
Mình muốn tìm hiểu và xây dựng kpi cho bộ phận cảnh quan công ty.xin giúp mình với ạh. Ruanwensu@gmail.com