1. Đặt vấn đề
Một số lượng lớn các doanh nghiệp khởi nghiệp (startups) thất bại ngay từ những năm đầu tiên bởi nhiều nguyên nhân khác nhau, và sai lầm từ các hoạt động Quản trị nhân lực (QTNL) là một trong các nguyên nhân đó. Tuy nhiên, các đóng góp tích cực của QTNL mang lại cho hiệu quả hoạt động của các startups lại chưa được nhắc đến và quan tâm nhiều, hoặc có nhắc đến tầm quan trọng của QTNL nhưng chưa thật sự đi vào thực tiễn hoạt động của các startups. Cho đến nay, thậm chí vẫn còn không ít người nghĩ rằng QTNL là điều gì đó dành cho các công ty lớn hay các tập đoàn, nhưng thực tế đã khác xa hơn như thế. Có thể khẳng định rằng QTNL quan trọng đối với tất cả các loại hình doanh nghiệp, từ các doanh nghiệp nhỏ và vừa đến các tập đoàn lớn, và tất nhiên không ngoại trừ các startups (Martin, 2015).
Ở một khía cạnh khác, nhiều học giả và nhà quản trị đồng ý rằng JD (Job Descriptions – Mô tả công việc) là một công cụ nền tảng quan trọng cho các hoạt động QTNL trong các doanh nghiệp, tổ chức. Một cách cụ thể, các bản JD được xây dựng tốt sẽ cung cấp một nền tảng vững chắc cho mọi quy trình cũng như các quyết định QTNL. Tuy nhiên, chúng ta thường xuyên nhìn thấy các bản JD “nửa vời”, hay chỉ là “copy- paste” từ JD khác, bỏ qua tầm quan trọng của công cụ này trong nhiều doanh nghiệp. Bài viết này mong muốn đóng góp một phần tiếng nói nhằm nâng cao nhận thức về vai trò của QTNL thông qua các khía cạnh về JD đối với các startups tại Việt Nam trong bối cảnh mà số lượng startups Việt đang không ngừng tăng lên trong thời gian gần đây.
2. Khái quát về mô tả công việc (Job Description)
JD – viết tắt của Job Description (Mô tả công việc) – là một “văn bản tóm tắt nhận dạng một công việc cụ thể”, một sản phẩm từ hoạt động phân tích công việc (Ivancevich, 2010). Do vậy, với góc nhìn sản phẩm của phân tích công việc, JS – Job Specification (Đặc tả công việc) cũng là một đối tượng cần quan tâm tương đương với JD. Đó là một “văn bản giải thích về những kiến thức, kỹ năng, khả năng, đặc tính và những đặc điểm khác (KSAO) cần có để thực hiện một công việc nhất định” (Ivancevich, 2010). Tuy nhiên, đối với bài viết này, cũng như theo cách dùng quen thuộc của nhiều người, thuật ngữ JD sẽ được sử dụng như là đại diện cho các sản phẩm của quy trình phân tích công việc trong doanh nghiệp, bao gồm cả Mô tả công việc và Đặc tả công việc, thể hiện tất cả các thông tin quan trọng liên quan đến công việc cụ thể có trong nội dung của hai văn bản này.
3. Mô tả công việc – nền tảng QTNL cho các doanh nghiệp giai đoạn khởi nghiệp
Trước hết cùng nhìn rộng ra qua một số vấn đề từ thực tế QTNL đang diễn ra trong các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay. Quá trình hội nhập quốc tế đã mang đến rất nhiều sự thay đổi cho các hoạt động QTNL trong các doanh nghiệp Việt Nam vốn được biết đến là “nặng” về công tác hành chính. Bên cạnh việc ngày càng có sự đề cao của các nhà quản trị doanh nghiệp về vai trò của QTNL, một biểu hiện khác có thể nhắc đến là ngày càng có nhiều công cụ QTNL hiện đại được nghiên cứu và triển khai trong nhiều doanh nghiệp Việt Nam. Đây đều là các công cụ quản trị đã được nghiên cứu và áp dụng rộng rãi qua nhiều năm trong nhiều doanh nghiệp, tổ chức trên toàn thế giới. Có thể kể đến một vài công cụ đang phổ biến thời gian gần đây như: Trả lương theo phương pháp 3P, đánh giá thực hiện công việc theo KPIs đồng thời là ứng dụng hệ thống BSC trong quản trị doanh nghiệp nói chung. Điểm chung trong nhiều doanh nghiệp Việt Nam khi xây dựng và triển khai các công cụ QTNL này là đều phải bắt đầu từ việc tiến hành phân tích hoặc phân tích lại toàn bộ công việc trong tổ chức. Việc này nhằm có được các sản phẩm mô tả (JD) cho các chức danh công việc trong tổ chức làm cơ sở căn cứ để từ đó có thể xây dựng và triển khai các công cụ kể trên. Từ đây đặt ra một vấn đề thảo luận: Các doanh nghiệp nên thực hiện triển khai các bản JD tốt ngay từ giai đoạn khởi nghiệp làm nền tảng cho các hoạt động QTNL, đóng góp vào sự phát triển bền vững trong tương lai.
Một góc độ khác, mặc dù JD đã được triển khai và tồn tại trong nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam, tuy nhiên, vẫn còn nhiều bất cập để có thể thật sự là nền tảng cho các hoạt động QTNL trong doanh nghiệp. Thứ nhất, nội dung của các bản JD thường sơ sài. Các nhiệm vụ được mô tả không rõ ràng, hay các kiến thức và kỹ năng lại quá chung chung, không có sự đặc trưng cho từng loại công việc. Thứ hai, các bản JD này dễ có tình trạng “lỗi thời”. Trong khi sự biến đổi của các yếu tố môi trường xung quanh là nhanh chóng và liên tục, nội dung của JD lại vẫn giữ nguyên như khi mới được hoàn thành mà không được cập nhật. Cuối cùng, việc sử dụng các bản JD không được coi trọng bởi chính các nhà quản trị trong doanh nghiệp.
Ứng dụng chính của các bản JD trong nhiều doanh nghiệp là dùng để thiết kế các quảng cáo tuyển dụng, ngoài ra các hoạt động khác ít sử dụng đến JD. Những vấn đề trên dẫn đến tình trạng JD dù có tồn tại trong doanh nghiệp nhưng không được phát huy sử dụng đúng với vai trò mà chúng có thể mang lại cho các hoạt động QTNL.
Nhìn chung, khi cần xác định các trách nhiệm và nhiệm vụ của một nhân viên trong một startup, người chủ doanh nghiệp thường suy nghĩ về các công việc cần thực hiện và phương thức tốt nhất để tổ chức các công việc đó nhằm tối đa hóa giá trị từ việc đầu tư vào nhân lực. JD được xây dựng tốt sẽ là một nền tảng giúp cho các hoạt động quản trị nhân lực này được thực hiện hiệu quả (Brannick, et al., 2002). Xa hơn nữa, chất lượng JD trong một tổ chức là yếu tố quan trọng quyết định đến khả năng vận hành đúng hướng của tổ chức đó (Ivancevich, 2010). Không chỉ còn đơn giản là nội dung cho các quảng cáo tuyển dụng, JD có thể hỗ trợ cho việc xác định các nhu cầu thực tế của doanh nghiệp nhằm tạo điều kiện cho việc quảng cáo tập trung hơn, giúp định hướng đến các ứng viên phù hợp để quá trình tuyển dụng dù có thu hút ít đơn dự tuyển hơn nhưng lại có chất lượng cao hơn dựa trên việc làm rõ các yêu cầu cụ thể cho vị trí công việc để xây dựng được các tiêu chí sàng lọc các ứng viên hiệu quả hơn (Schambers, 2015). Ngoài ra, JD sẽ giúp cho nhân viên định rõ và tập trung vào những gì mà doanh nghiệp mong đợi, đó đồng thời là các tiêu chí cho việc đo lường hiệu suất làm việc cũng như cơ sở giải quyết các vấn đề về hiệu suất làm việc. Các vấn đề về thù lao lao động cũng có thể được thực hiện hiệu quả và hiệu suất hơn với nền tảng từ các bản JD được xây dựng tốt (Combs, et al., 2006). Vì những lý do kể trên, có thể khẳng định việc thực hiện xây dựng và sử dụng JD sao cho hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của doanh nghiệp nói chung và các hoạt động QTNL nói riêng.
4. Một số giải pháp xây dựng và sử dụng mô tả công việc hiệu quả
Tính ứng dụng của công cụ này là một cái gì đó mà cần phải được kiểm chứng thêm nữa trong các startups, nhưng có thể khẳng định cách thức xây dựng JD là một yếu tố quan trọng để nó được sử dụng hiệu quả (Schambers, 2015). Về cơ bản, JD cần cho người sử dụng thấy được những nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc về công việc cùng với thứ tự ưu tiên của chúng. JD cũng cần đưa ra những thông tin về kiến thức, kỹ năng, khả năng và các đặc điểm khác mà người lao động cần có để có thể thực hiện công việc đó trong tổ chức (Gammon, n.d.). Các quy định về điều kiện làm việc cũng nên được xác định rõ ràng cả về yếu tố môi trường và thể chất (MaRS, 2014).
Theo Gammon (n.d.), có 5 yêu cầu cần được thực hiện khi xây dựng JD cho một công việc cụ thể:
- Nhận định và thu thập thông tin từ những đối tượng am hiểu về công việc đó, có thể là chuyên gia hay lao động lành nghề…
- Tập hợp thông tin liên quan đến các nhiệm vụ và trách nhiệm khác nhau.
- Xác định một vài ví dụ hoặc sự kiện quan trọng của cả những người thực hiện công việc không tốt và những người thực hiện tốt hơn mức trung bình.
- Làm rõ sự khác biệt giữa người thực hiện công việc kém, trung bình và trên mức trung bình.
- Quan sát những người hiện đang thực hiện chính công việc đó.
Pató (2013) giới thiệu nhóm 07 tiêu chí của JD dựa trên mô hình 7R định nghĩa về Logistics được áp dụng vào quản trị nguồn nhân lực. Mô hình 7R khi được liên hệ trong QTNL trở thành 7 nhân tố định hình nên nguồn nhân lực cần thiết cho mỗi tổ chức, mỗi doanh nghiệp; từ đó xác định ra 7 tiêu chí quan trọng cần được thể hiện trong các nội dung của JD (hình dưới).
| 7R referring to HRM | Requirements of JD |
| The Right Employee | Correspond with reality |
| With the Right Competences | The right content |
| In the Right Condition | The right style, use of language |
| In the Right Place | To concentrate on the right job |
| At the Right Time | Think in the right time dimension |
| At the Right Cost | At the right cost |
| At the Right Employer | The right fragmentation in content and structure |
Theo đó, nội dung của JD cần đảm bảo 7 tiêu chí:
- Phù hợp và tương ứng với thực tiễn (correspond with reality), các công việc không được đánh giá quá thấp hoặc quá cao trong JD. Các thông tin phải được thu thập dựa theo công việc được thực hiện trong thực tế.
- Nội dung thích hợp (right content) là tiêu chí đặc biệt quan trọng trong các JD nên phạm vi các hoạt động và nhiệm vụ phải được thu thập hợp lý và theo thực tế. Những mong đợi mà không thể thực hiện hoặc điều kiện hoàn thành về thời gian, địa điểm là phi lý thì không được phép mô tả.
- Phong cách và cách sử dụng ngôn từ phù hợp (right style, use of language), các thông tin trong JD phải rõ ràng, trình bày theo cách dễ hiểu và phù hợp với khả năng và nhu cầu của người sử dụng.
- JD phải tập trung vào đúng phạm vi các hoạt động của mỗi công việc cụ thể (to concentrate on the right job).
- Cân nhắc khía cạnh thời gian / thời điểm (think in the right time dimension) là rất quan trọng khi xây dựng JD, nhiệm vụ diễn ra trong quá khứ – hiện tại – tương lai là trung tâm của vấn đề. Các sai lầm trong quá khứ cần phải được học hỏi và rút kinh nghiệp trong khi cũng cần đưa ra được nhiệm vụ nào cần phải được hoàn thành trong hiện tại và tương lai.
- Các thông tin trong JD phải được thu thập, xây dựng và sử dụng với chi phí phù hợp (at the right cost).
- Việc phân chia phù hợp về nội dung và cấu trúc (right fragmentation in content and structure) là tiêu chí rất quan trọng. Việc này đòi hỏi thông tin chi tiết vừa đủ để giới thiệu về công việc, nhưng lại không được quá chi tiết vụn vặt về các hoạt động. Sự cân bằng này phải được tạo ra không chỉ trong nội dung thông tin mà cần cả về cấu trúc của các bản JD.
Cuối cùng, một vấn đề rất quan trọng khi sử dụng JD nhưng lại dễ bị bỏ qua là việc kiểm tra và xét lại các văn bản JD một cách thường xuyên. JD không phải là loại văn bản xây dựng một lần (one – time event) (Schambers, 2015). Để doanh nghiệp được vận hành tốt, các bản JD nên được xem như là một công cụ được sử dụng trong các hoạt động QTNL thường kỳ. Đây là một phần quan trọng không chỉ trong quá trình tuyển dụng mà còn trong quản lý thực hiện công việc, thù lao, đào tạo và các vấn đề khác. Các nhiệm vụ mới sẽ dễ dàng được thừa nhận và chấp nhận bởi người thực hiện công việc nếu JD được cập nhật thường xuyên. Mức lương nhân viên cũng nên được cập nhật và hiệu chỉnh theo công việc mà người đó đảm nhận. Ví dụ như, mức lương khi nhân viên được tuyển dụng ở mức X / tháng và nhiệm vụ cần thực hiện gồm a, b và c; 6 tháng sau, nếu có thêm một số nhiệm vụ khác được thêm vào thì mức lương của họ nên được điều chỉnh tương xứng với trách nhiệm tăng lên đó. Tương tự, nếu nhân viên không hoàn thành được các nhiệm vụ được giao, sự đánh giá cần phải xác định được nguyên nhân ở đâu, nên đào tạo bổ sung hay thay thế cá nhân đó phù hợp với nhiệm vụ trong công việc (Homisak, 2010). JD được cập nhật cũng là một giải pháp hạn chế vấn đề “đây không phải việc của tôi” diễn ra trong nhiều tổ chức, doanh nghiệp. Đây cũng là cơ hội tốt để tăng cường sự trao đổi giữa nhân viên và quản lý của họ nhằm hiểu và nắm bắt vấn đề của nhau rõ hơn. Hơn nữa, JD nên được cập nhật thường xuyên, ít nhất là thực hiện xem xét lại như là một phần của quá trình đánh giá thực hiện công việc và có thể trở thành bước đầu tiên khi đánh giá mỗi cá nhân người lao động (Schambers, 2015). Tóm lại, JD có thể được sử dụng một cách hữu ích trong nhiều hoạt động như quản lý thực hiện công việc, lập kế hoạch chiến lược cũng như điều chỉnh các quyết định về thù lao và đào tạo – nhiều hơn là chỉ coi nó đơn thuần như một công cụ trong tuyển dụng.
6. Một số lưu ý với mô tả công việc đối với các startups Việt
Chúng ta đều hiểu rằng các startups Việt đang phải đối mặt với rất nhiều vấn đề khó khăn để có thể tồn tại và phát triển – thu hút nhà đầu tư, ra mắt các sản phẩm, giải quyết các vấn đề về pháp lý… Tuy nhiên, tại sao lại không ưu tiên xây dựng một tài sản quan trọng của chính doanh nghiệp mình và có thể làm tăng lợi thế, cơ hội trong môi trường cạnh tranh hiện nay một cách bền vững. Hãy bắt đầu từ việc thiết lập một bản JD tốt.
Khi bắt đầu đi vào hoạt động, không có một yêu cầu pháp lý bắt buộc nào phải thiết lập một bản JD, nhưng chắc chắn nó là một công cụ QTNL rất hữu ích cho sự phát triển bền vững. Ở giai đoạn khởi nghiệp, xây dựng nguồn nhân lực phù hợp giúp kinh doanh phát triển là vô cùng quan trọng. Điều quan trọng trước hết là thực tế hóa về các mong đợi của doanh nghiệp. Tất nhiên bạn luôn muốn tìm được những nhân viên có kinh nghiệm sẽ thực hiện công việc một cách xuất sắc. Tuy nhiên, nếu điều này vượt quá nhu cầu thực tế, doanh nghiệp có thể phải chịu lãng phí không cần thiết, thậm chí bị mất đi những ứng viên phù hợp có thể tạo ra những đóng góp thực sự có giá trị cho doanh nghiệp.
Thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp xây dựng các bản JD “nửa vời”, hoặc chỉ đơn giản là “copy – paste” từ bản JD khác. Nhưng quá trình xây dựng các bản JD sẽ giúp cho chủ doanh nghiệp suy nghĩ, cân nhắc rõ ràng và nghiêm túc hơn về điều họ thật sự cần ở nhân viên của mình là gì. Một danh sách các tiêu chí trong bản JD, cái gì thật sự cần cho công việc: một bằng cấp / chứng chỉ cụ thể; kiến thức chuyên sâu về vấn đề nào đó; một kỹ năng đã được chứng minh; hay kinh nghiệm trong công việc trước đây. Bạn cũng có thể mong muốn tìm được nhân viên với khả năng nhất định nào đó như khả năng làm việc độc lập, ra quyết định dưới sức ép, hay tập trung cao vào chi tiết. Một bản JD rõ ràng, súc tích sẽ là một điểm bắt đầu tốt cho việc tìm kiếm và thu hút những ứng viên có chất lượng cho các startup.
Ngoài ra, khi có sự chia sẻ và thảo luận về JD giữa những người sáng lập hay nhà quản lý, đồng nghiệp khác, nó sẽ giúp bạn nhận lại các phản hồi liên quan đến những vấn đề mà họ đang phải đối mặt, đồng thời là những thông tin để có thể xây dựng các mục tiêu đo lường trong đánh giá thực hiện công việc. Quan trọng hơn cả, quá trình xây dựng và sử dụng JD giúp bạn có sự cân nhắc xuyên suốt các vai trò và nhiệm vụ trong công việc một cách chi tiết hơn, cả về mặt con người và kỹ năng cần cho công việc. Đó là cơ sở để tạo ra sự chuẩn hóa cho startup khi muốn phát triển xa hơn nữa. Tất cả đều đóng góp vào thể hiện bức tranh startup đang hoạt động như thế nào, đang ở đâu để hướng đến con đường thành công trong tương lai.
Tài liệu tham khảo
- Brannick, M. T., Levine, E. L. & Morgeson, F. P., 2002. Job analysis: Methods, research and applications for human resource management in the new millennium. 2nd ed. Thousand Oaks, CA: Sage.
- Combs, J., Liu, Y., Hall, A. & Ketchen, D., 2006. How much do high‐performance work practices matter? A meta‐analysis of their effects on organizational performance. Personnel psychology, 59(3), pp. 501-528.
- Gammon, A. P., n.d. Is a Job Analysis Really Important?. [Online] Available at: http://www. selectinternational.com/blog/is- a-job-analysis-really-important [Accessed 21 Nov 2016].
- Gee, I. & Ortner, D., 2014. Why start-ups fail and how HR can make a difference. [Online] Available at: https://www.peoplematters. in/article/strategic-hr/why-start-ups-fail- and-how-hr-can-make-a-difference-6065 [Accessed 3rd Nov 2016].
- Homisak, L., 2010. The Case of the Sketchy Job Description: It is essential for employees to have clear expectations in order to perform their jobs. Podiatry Management, Oct, pp. 65-68.
- Ivancevich, J. M., 2010. Human Resource Management. 11th ed. s.l.:McGraw-Hill.
- Koirala, P., 2013. Importance of Job Description for Start-up. [Online] Available at: http://blog.v enturesity .com/importance-of-job-description-for-start-up[Accessed 22 Nov 2016].
- MaRS, 2014. Job descriptions: A key HR foundation for startups. [Online] Available at: https://www.marsdd. com/mars-library/job-descriptions/ [Accessed 3rd Nov 2016].
- Martin, 2015. HR Strategies for SMEs and Startups. [Online] Available at: https://www.cleverism.com/hr-strategies-for-smes-and-startups/ [Accessed 3rd Nov 2016].
- Pató, B. S. G., 2013. The 7 Most Important Criterions of Job Descriptions. International Journal Of Business Insights & Transformation, 7(1), pp. 68-73.
- Patton, M. T., 2013. Avoiding common job description mistakes: correlating the requisite information to the actual task can be a chore. AMT Events, Sep, pp. 142-144.
- Schambers, A., 2015. Job descriptions: the foundation of human resources. [Online] Available at: http://www.grbj.com/ articles/83063-job-descriptions-the- foundation-of-human-resources [Accessed 7th Nov 2016].
- SME Toolkit, n.d. Creating an Effective Job Description. [Online] Available at: http://www.smetoolkit. org/smetoolkit/en/content/en/8/ Creating-an-Effective-Job-Description [Accessed 7th Nov 2016].
ThS. Nguyễn Đức Nhân
Bộ môn Quản trị nhân lực – Trường ĐH Kinh tế Quốc dân
Trích: Kỷ yếu Ngày Nhân sự Việt Nam – HR Day 2016