Xây dựng thành công BSC và KPI đã và đang trở thành nhiệm vụ cấp thiết của các cấp lãnh đạo để đảm bảo sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp.
Trong những năm gần đây mỗi ngày có khoảng 300 doanh nghiệp thành lập, và mỗi ngày cũng có trên 70 doanh nghiệp phá sản. Con số này chưa bao gồm những doanh nghiệp phá sản xong mấy năm sau mới hoàn tất được thủ tục, hoặc phá sản nhưng không công bố, mặc dù đã không còn hoạt động. Có nghĩa là mỗi năm trong số 100 doanh nghiệp được thành lập, chỉ có gần 10 doanh nghiệp vượt qua giai đoạn “bão tố” của 3 năm đầu và tồn tại như một doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME). Nhưng trong số 10 SME đó, lại chỉ có 1 doanh nghiệp bứt phá lên để thành công và tồn tại qua năm thứ 4, thứ 5 chứ chưa dám nói đến thành công rực rỡ.
Theo Báo cáo của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, trong 4 tháng đầu năm 2016 đã có 15.685 doanh nghiệp tạm ngừng hoạt động mà không đăng ký hoặc chờ giải thể. Nguyên nhân là vì các doanh nghiệp thường chỉ chú tâm đến phần bề nổi như quảng cáo, tiếp thị, chăm sóc khách hàng… những cái mang lại doanh thu trước mắt, còn những vấn đề như đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên để kiểm soát việc thưc hiện kế hoạch mà cấp lãnh đạo đề ra; cách thức lập kế hoạch của các phòng ban, điều chỉnh và hoàn thiện kế hoạch… thì hầu như các doanh nghiệp vẫn chưa quan tâm đến. Nên, thực tế hiện nay, nhiều khi doanh nghiệp “chết” mà các nhà quản lý vẫn chưa xác định được nguyên nhân.
Xây dựng thành công BSC và KPI – Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp
Cách đây một vài năm thì các doanh nghiệp cho rằng chỉ những doanh nghiệp lớn mới có thể áp dụng BSC & KPI, nhưng thực tế đã chứng minh, các doanh nghiệp SME cũng hoàn toàn có thể áp dụng và xây dựng thành công BSC & KPI cho doanh nghiệp mình.
BSC là gì?
Balanced scorecard (BSC – thẻ điểm cân bằng) là hệ thống xây dựng kế hoạch và quản trị chiến lược, được sử dụng tại các doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận và chính phủ nhằm định hướng hoạt động kinh doanh theo tầm nhìn và chiến lược của tổ chức,nâng cao hiệu quả truyền thông nội bộ và bên ngoài, theo dõi hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp so với mục tiêu đề ra.
Việc áp dụng BSC đã giúp các tổ chức thiết lập được hệ thống quản lý hữu hiệu vượt trội thông qua việc:
(1) Xác lập và đo lường được những mục tiêu trọng yếu nhất của cả tổ chức, của từng phòng ban, bộ phận và của từng nhân viên;
(2) Đồng bộ được những hoạt động thường nhật của từng nhân viên với tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu và chiến lược chung của cả tổ chức;
(3) Làm cho từng nhân viên, từng phòng ban, bộ phận và cả tổ chức sống với những mục tiêu này.
Vì tính hữu hiệu của nó, BSC hiện không chỉ được áp dụng triệt để bởi các tập đoàn lớn (hơn 80% tập đoàn trong Top Fortune 500 đã áp dụng BSC), mà còn được áp dụng rộng rãi bởi các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên khắp thế giới, cũng như bởi các cơ quan quản lý nhà nước và các tổ chức phi lợi nhuận.
Nếu như xây dựng thành công BSC và KPI: BSC đánh giá sự hoàn thành của doanh nghiệp thông qua 4 chỉ tiêu (tài chính, khách hàng, quá trình hoạt động nội bộ, hoạt động nghiên cứu phát triển), giúp doanh nghiệp phát triển cân đối và bền vững thì KPI được áp dụng cho nhiều mục đích: quản lý hệ thống công việc của một tổ chức, tự quản lý công việc của nhóm, tự quản lý công việc của cá nhân.
KPI là gì?
KPI theo tiếng anh là Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc. Thông thường mỗi chức danh sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả của chức danh đó. Dựa trên việc hoàn thành KPI, công ty sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân.
Ví dụ một số KPI cho các bộ phận
a. KPI cho sale – marketing:
– Tỷ lệ phản hồi/tổng số gửi đi: Tỷ lệ này đo lường hiệu quả của marketing trực tiếp thông qua các hoạt động như gửi email marketing, SMS marketing, cuộc gọi cho khách hàng mới, cuộc gọi chăm sóc khách hàng cũ….
– Tỷ lệ khách hàng bị mất sau khi mua hàng lần đầu: Tỷ lệ này thấp có thể do các nguyên nhân như sản phẩm của bạn không phù hợp; xác định sai tập khách hàng mục tiêu; dịch vụ bán hàng và chăm sóc khách hàng sau bán không tốt…
b. Đánh giá KPI hiệu quả làm việc của phòng nhân sự:
– Tỷ lệ nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ: các tỷ lệ quá thấp là do sếp bộ phận đó đánh giá quá khắt khe, ngược lại hầu như không có nhân viên bị đánh giá kém hoặc tốt cũng làm bạn lưu ý (sếp có xu hướng chủ nghĩa bình quân).
– Tỷ lệ nhân viên nhảy việc/bỏ việc
c. KPI cho sản xuất:
– Tỷ lệ sử dụng nguyên vật liệu tiêu hao: Tỷ lệ càng cao chứng tỏ doanh nghiệp đã tiêu tốt càng nhiều NVL ngoài định mức. Tỷ lệ này giúp bạn xác định mức tiêu hao trung bình của NVL từ đó có quyết định tỷ lệ phù hợp cho các đơn hàng sắp tới. Ở các đơn vị gia công, tỷ lệ tiêu hao thấp giúp cho DN sẽ có thêm nguồn thu nhập khi bán lại các NVL tiêu hao còn dư.
– Tỷ lệ sản phẩm hỏng, lỗi.
Trên đây chỉ là một vài ví dụ về việc xây dựng thành công BSC và KPI. Viết ra thì rất dễ nhưng, việc xây dựng các chỉ tiêu đánh giá như thế nào cho phù hợp với từng doanh nghiệp; áp dụng các biểu mẫu và sử dụng các phần mềm hỗ trợ nào để tạo sự thuận tiện, mang tính ứng dụng cao là vấn đề quan trọng mà các DN cần thực sự chú ý quan tâm và kiên trì trong xây dựng triển khai.
Xây dựng thành công BSC và KPI sẽ giúp người chủ doanh nghiệp triển khai chiến lược lãnh đạo thành các mục tiêu quản lý và chương trình hành động cụ thể cho từng bộ phận, từng nhân viên. Chỉ khi ấy, doanh nghiệp SME mới không cần phải canh cánh nỗi lo làm thế nào để tồn tại mà thay vào đó là có đủ nội lực để phát triển và cạnh tranh với các doanh nghiệp trong cùng lĩnh vực.
– hdiep2888 tổng hợp thông tin từ Balanced Scorecard Vietnam, Cafef , Itgvietnam, Doanhnhansaigon.