Dưới đây là những sai lầm mà các doanh nghiệp cần tránh khi thiết kế hệ thống lương:
“Một cỡ vừa cho tất cả” (one size fits all) là một quan điểm khá phổ biến của một số cán bộ quản trị nhân sự chuyên trách một mảng công việc. Quan điểm này dễ khiến cho họ có xu hướng “Copy-Paste” các công cụ, tài liệu tương tự của doanh nghiệp khác, hoặc khuyến nghị đánh giá các bộ phận khác nhau trên cùng một hệ tiêu chí để trả lương. Sau khi tham gia xây dựng hệ thống, phần lớn đều nhận thấy việc nắm bắt vững phương pháp để tạo công cụ là điều quan trọng hơn cả.
2. Những vấn đề thường gặp khi xây dựng hệ thống lương tại doanh nghiệp
Những vấn đề chính thường gặp khi xây dựng hệ thống lương doanh nghiệp nằm ở kiến thức, kỹ năng và quan điểm của cán bộ quản lý (cấp cao, cấp trung và cán bộ nhân sự), cùng với vấn đề hệ thống quản lý và văn hóa doanh nghiệp của doanh nghiệp đó.
a. Bàn về các vấn đề liên quan tới kiến thức
Do thiếu một kiến thức tổng thể về quản trị doanh nghiệp và quản trị nhân sự hiện đại, mong đợi xây dựng một hệ thống lương tốt nhưng không quan tâm xem liệu nền tảng cho hệ thống này có tốt không, hoặc lầm tưởng lương sẽ tạo nên nền tảng cho hệ thống, đã khiến cho nhiều hệ thống lương đã xây dựng lại bị khiếm khuyết.
Người viết bài này luôn quan niệm rằng hệ thống quản lý, mà một phần là hệ thống lương được đặt trên nền tảng của quan điểm, kiến thức và kỹ năng của bản thân người lãnh đạo hoặc sở hữu doanh nghiệp. Hàng loạt các yếu tố nền tảng khác bao gồm mô hình quản trị, cơ cấu tổ chức, năng lực nhà quản lý cấp trung và văn hóa.
Nếu xét tới mối quan hệ giữa các hệ thống quản lý doanh nghiệp & chiến lược, thì chiến lược kinh doanh và giá trị cốt lõi sẽ là kim chỉ nam cho việc hình thành các hệ thống quản trị cho các khía cạnh hoạt động của doanh nghiệp, như quản trị quan hệ khách hàng (CRM), quản lý sản xuất kinh doanh, quản lý chất lượng, …Trong những hệ thống này, quản trị nhân sự là một phần không tách rời, nó cũng đồng thời chịu ảnh hưởng và ảnh hưởng ngược lại tới các hệ thống trên.
Kinh nghiệm các doanh nghiệp đã xây dựng được hệ thống lương phù hợp cho thấy toàn bộ các yếu tố ảnh hưởng tới hệ thống này đã được rà soát và quyết định cần điều chỉnh kịp thời, thay vì đáp ứng chỉ một mục tiêu trước mắt.
b. Bàn về các vấn đề các vấn đề liên quan tới kỹ năng
Việc thiếu hụt tầm nhìn, tư duy chiến lược, hệ thống và tổng thể ở cán bộ quản lý vẫn là chuyện “biết rồi, khổ lắm, nói mãi”. Các doanh nghiệp có được nhóm cán bộ có đầy đủ kỹ năng nêu trên thường vượt qua những nguy cơ xây dựng những hệ thống chỉ “chữa cháy” hoặc “chữa triệu chứng”.
Với tốc độ xử lý công việc như bây giờ ở các doanh nghiệp, cán bộ quản trị nhân sự của chúng ta cần phải rèn luyện khá nhiều kỹ năng sử dụng phần mềm đơn giản cho công việc. Vẽ được sơ đồ tổ chức, lưu đồ quy trình bằng phần mềm thông dụng (như Visio hay Vthought), có thể lập được bảng tính liên kết từ dữ liệu nhân sự sang hồ sơ năng lực và tính lương, có thể viết được một quy chế dài 20 trang có heading đẹp và đưa vào Mục lục tự động … là những yêu cầu gần như căn bản cho vị trí cán bộ nhân sự, bên cạnh kỹ năng giao tiếp và thuyết phục, nhạy cảm và tư duy sáng tạo.
c. Bàn về các vấn đề liên quan đến quan điểm
“Một cỡ vừa cho tất cả” (one size fits all) là một quan điểm khá phổ biến của một số cán bộ quản trị nhân sự chuyên trách một mảng công việc. Quan điểm này dễ khiến cho họ có xu hướng “Copy-Paste” các công cụ, tài liệu tương tự của doanh nghiệp khác, hoặc khuyến nghị đánh giá các bộ phận khác nhau trên cùng một hệ tiêu chí để trả lương. Sau khi tham gia xây dựng hệ thống, phần lớn đều nhận thấy việc nắm bắt vững phương pháp để tạo công cụ là điều quan trọng hơn cả.
Yếu tố “ngoại” trong tâm lý nhà quản lý khiến cho họ mong đợi phải sử dụng phương pháp nước ngoài. Những mong đợi này là hoàn toàn chính đáng, nhưng nếu không được quản lý một cách hợp lý sẽ khiến cho bộ phận nhân sự bị áp lực chọn những phương pháp và công cụ mà số đông người tham gia không thông thạo, khiến cho hiệu quả có thể bị giảm sút.
d. Bàn về các vấn đề liên quan tới hệ thống quản lý và văn hóa
Sự không đồng bộ của các hệ thống (ví dụ có mô tả công việc mà thiếu quy trình, có quản lý chất lượng nhưng không có thống kê giá trị hàng sai hỏng), khoảng cách quá xa giữu trình độ cán bộ cấp cao và cấp giữa, bộ phận nhân sự ít quyền quyết định và thói quen đẩy trách nhiệm, ít chịu sự hợp tác là những trở ngại cho xây dựng được hệ thống lương.
Điểm nhấn của vấn đề này là khoảng cách trong trình độ cán bộ các cấp. Khi lãnh đạo cấp cao hiểu biết và nhanh nhạy, tronh khi cán bộ cấp trung còn thiếu nhiều kiến thức và thiếu tâm huyết, thì quá trình xây dựng hệ thống luôn gặp phải những rào cản vô hình. Tại những doanh nghiệp tồn tại vấn đề này, thường các dự án thực hiện thành công là nhờ vào chiến lược thay đổi đúng đắn.
3. Những sai lầm cần tránh – Khuyến nghị đối với Bộ phận Nhân Sự
I. Những câu hỏi mà cán bộ nhân sự cần đặt ra cho chính mình
Những vấn đề đã nêu ở phần B nhằm giúp chúng ra xây dựng được những phương hướng hành động cho chính mình. Khi thực hiện xây dựng hệ thống mới, những câu hỏi nên đặt ra bao gồm:
- Tiêu chí đánh giá thành công của hệ thống mới là gì? Hãy thống nhất tiêu chí với lãnh đạo doanh nghiệp, với các bên tham gia xây dựng dự án, kể cả tư vấn bên ngoài.
- Điều kiện để hệ thốn mới được áp dụng tốt là gì? Hãy phân tích những vấn đề cội rễ liên quan tới hệ thống, để trao đổi một cách sáng suốt với người có quyền ra quyết định về những điều kiện vận hành hệ thống
- Chiến lược thực hiện dự án và quản lý sự thay đổi ra sao? Việc này đòi hỏi chúng ta phải có kiến thức và kỹ năng về quản lý một dự án thay đổi tổ chức. Hãy làm rõ những thông tin dưới đây.Ai là tác nhân thay đổi chính? Ai có thể ra quyết định? Những chống đối có thể? Ai là người chống đối và vì sao?
- Cân bằng giữa kỹ thuật và nội dung chưa? Hãy đặt những câu hỏi cho hai vấn đề
- Phương pháp xây dựng hệ thống và công cụ áp dụng phù hợp với đặc thù kinh doanh, trình độ quản trị của doanh nghiệp mình không?
- Có truyền thông tốt không? Làm thế nào để đưa ra được những thông điệp đúng đắn và kịp thời tới người lao động?
II. Những sai lầm cần tránh
Học tập kinh nghiệm của đồng nghiệp làm nhân sự từ những dự án thất bại và thành công, người viết bài này xin được liệt kê những điều dứt khoát phải tránh của cán bộ nhân sự khi thiết kế hệ thống lương:
- Không thống nhất mục tiêu cụ thể với quản lý cấp cao trước khi thực hiện
- Không có chiến lược thực hiện và không tận dụng được nguồn lực (chính sách, sự ủng hộ, tài chính, năng lực nhân viên…) để thực hiện
- Ra quyết định chậm hoặc không dứt khoát
- Không nhìn ra tổng thể trước khi làm cụ thể và khi làm cụ thể không đánh giá ảnh hưởng tổng thể
- “Cái tôi” quá lớn (luôn cho là mình đúng, cách giao tiếp không phù hợp, ít nhạy cảm với vấn đề của người khác …)
- Không tìm hiểu kỹ các phương pháp, không tận dụng được các nguồn thông tin
- Vội vã (sốt ruột khi kết quả chưa đạt được, khi người khác chậm hiểu hoặc không chia sẻ với mình, mong muốn đạt tiến độ, …)
III. Khuyến nghị đối với bộ phận Nhân sự
Nhìn lại các phân tích về vấn đề của doanh nghiệp, về năng lực của chính các cán bộ nhân sự, xin được đưa ra những khuyến nghị cho bộ phận Nhân sự khi tiến hành thiết kế hệ thống lương như dưới đây:
- Cập nhật thông tin với cán bộ cấp cao thường xuyên, xin chỉ đạo và đề nghị tham gia.
- Lôi kéo sự tham gia của cán bộ quản lý cấp trung, coi việc xây dựng hệ thống lương là quá trình tăng cường năng lực quản lý. Hãy mời những người tâm huyết và có năng lực vào thực hiện cùng, xin ý kiến của họ thường xuyên.
- Rèn luyện kỹ năng giao tiếp, thuyết phục và thúc đẩy (facilitation). Sự ảnh hưởng của bộ phận nhân sự đến từ khả năng thúc đẩy tiến trình công việc, đồng thời cũng là kỹ năng thúc đẩy thảo luận, tổng kết và điều chỉnh các ý kiến ở các cuộc họp.
- Rèn kỹ năng sử dụng các phần mềm xây dựng tài liệu. Hãy làm quen với những phần mềm đơn giản, hãy tìm hiểu trên mạng, bạn sẽ có rất nhiều giải pháp tốt để giảm thời gian tác nghiệp với giấy tờ của mình.
- Tận dụng kiến thức chuyên gia nội bộ và bên ngoài.
- Dùng dịch vụ tư vấn bên ngoài một cách sáng suốt. Hãy biết đặt đầu bài chính xác, sử dụng đúng năng lực của tư vấn, khai thác nhưng không dựa dẫm hoàn toàn vào họ. Hãy coi họ là một nguồn lực giúp cho bộ phận bạn tăng cường năng lực trong quá trình thực hiện dự án.
Kỷ Yếu Ngày Nhân Sự Việt Nam – Vietnam HRDay
* Tác giả: Nguyễn Thị Nam Phương
Tư vấn trưởng Công ty CP phát triển năng lực Tổ chức (OCD)