Quy luật Pareto 80/20 được áp dụng ở rất nhiều các khía cạnh của tổ chức và quản lý doanh nghiệp.
Quy luật Pareto rất hữu dụng trong quản lý chất lượng ví dụ như 6 sigma, lên kế hoạch, ra quyết định và quản lý hiệu suất chung.
Giới thiệu chung
Quy luật Pareto rất quan trọng khi sử dụng để tham khảo hoặc kiểm tra việc xây dựng kế hoạch của tổ chức/doanh nghiệp và quản lý dự án.
Đối với lãnh đạo, tư duy sẽ nhanh nhạy và hiệu quả hơn khi biết cách ứng dụng quy luật Pareto vào các lý thuyết quản trị.
Quy luật Pareto rất hữu ích khi thay đổi và làm rõ ràng các tình huống phức tạp và lỗi và khi quyết định lựa chọn tập trung vào nguồn lực nào và nỗ lực nào.
Quy luật Pareto đặc biệt hiệu quả khi áp dụng vào các tình huống marketing và bán hàng – bởi nó giúp khuyến khích tập trung vào các hành vi và năng lượng thường xuyên sinh ra các cải tiến nhanh và trọng yếu (ví dụ khi áp dụng vào các khách hàng mục tiêu, khách hàng hiện tại, dải sản phẩm, giá,… và các đòn bẩy lợi nhuận chính khác).
Quy luật 80-20 còn mở rộng đặc biệt đến kỹ năng quản lý thời gian – trong công việc, kinh doanh, quản lý tổ chức, và quản lý thời gian cụ thể của cá nhân ngoài công việc.
Nguyên tắc Pareto (ở cấp độ đơn giản nhất) gợi ý về 2 nhóm dữ liệu liên quan hoặc 2 nhóm tồn tại (thường là nguyên nhân và ảnh hưởng hoặc đầu vào và đầu ra), ví dụ:
-80% sản phẩm đầu ra được sản xuất bởi 20% của sản phẩm đầu vào
-80% kết quả đến từ 20% của nguyên nhân
-80% đóng góp đến từ 20% của những đóng góp tiềm năng sẵn có.
Không có định nghĩa chính xác về quy luật Pareto, 3 ví dụ phía trên chỉ là giải thích một cách đơn giản về nguyên tắc 80-20, còn đối với một phạm vi rộng các lựa chọn thay thế khác có thể được sử dụng tùy vào tình huống, bao gồm cả đảo chiều. Ví dụ:
-20% số quần áo trong tủ được mặc vào 80% thời gian
-20% số dụng cụ trong hòm đồ được sử dụng 80% trong các công việc
-20% năng lượng sử dụng trong các hộ gia đình sẽ được dùng để phục vụ 80% cho khả năng tiết kiệm năng lượng tiềm năng
Quy luật Pareto là một mô hình hay lý thuyết rất hữu dụng mà ứng dụng của nó dường như là vô tận – trong quản lý, trong nghiên cứu xã hội và nhân khẩu học, tất cả các dạng của phân tích phân phối, kế hoạch và đánh giá tài chính, kinh doanh và thậm chí trong tổ chức công việc và cuộc đời của cá nhân.
Ví du, năng lượng tiết kiệm của gia đình có thể tăng lên rõ rệt và dễ dàng nếu bạn định nghĩa được “20% năng lượng sử dụng để phục vụ 80% cho khả năng tiết kiệm năng lượng tiềm năng”. Hay bạn có thể sửa chữa mọi thứ hiệu quả hơn nếu “20% số dụng cụ trong hòm đồ được sử dụng 80% trong các công việc” được sắp xếp dễ lấy, dễ truy cập nhất trong hòm đồ, hay “20% số quần áo trong tủ được mặc vào 80% thời gian” được đặt vào các vị trí dễ chọn nhất trong tủ quần áo….
Thực tế quy luật Pareto không có nghĩa là tỷ lệ luôn là 80:20 mà còn tùy thuộc vào tình huống cụ thể, và các mô hình cũng không phải chỉ dựa trên một tỉ lệ mà ở đó 2 đối tượng phải đạt con số lên tới 100.
Tiếp tục nhé, mấy ví dụ ở trên không phải là các sự kiện mang tính thống kê, tỉ lệ 80:20 được dùng để chỉ ra nguyên tắc phân phối Pareto để có thể áp dụng cho nhiều tình huống khác nhau.
Thông thường tỉ lệ tối ưu (mục đích xác định tỉ lệ nhỏ nhất sản sinh ra được những cái tiến lớn nhất) đạt tới 90:10 và thậm chí 99:1.
Tuy nhiên, con số tỉ lệ này không lúc nào cũng cần phải đủ 100 mà có thể ít hoặc nhiều hơn 100.
Ví dụ về 1 trường hợp: 99% của kết quả được tạo ra bởi 15% các yếu tố, hoặc 75% của kết quả được tạo ra bởi 5% các yếu tố.
Do đó dù tỉ lệ không đủ 100 nhưng chúng vẫn phản ánh ý nghĩa tương đương, ví dụ:
-99:22 (tỉ lệ này thậm chí còn tập trung hơn 80:20) hay
-5:50 (ví dụ: 5% kết quả hay lợi nhuộn đến từ 50% đầu vào hoặc nguyên nhân hoặc đóng góp, rõ ràng nó đã chỉ ra một lượng lớn các hoạt động hoặc nội dung thiếu hiệu quả).
Lý do mà tỉ lệ 80:20 vẫn dược coi là 1 tỉ lệ chuẩn bởi:
-Tỷ lệ 80:20 được đưa ra đầu tiên
-80:20 vẫn là tỷ lệ được gặp nhiều và phổ biết nhất
-Và từ khi ra đời, tỉ lệ 80:20 vẫn được dùng như là một tên hay 1 định nghĩa dính chặt lấy lý thuyết Pareto
Dưới đây là một số ví dụ của quy luật Pareto mà hay được áp dụng:
-80% kết quả đến từ 20% nỗ lực
-80% hành động đến từ 20% nguồn lực
-80% lượng sử dụng đến từ 20% người dùng
-80% khó khăn để đạt được điều gì đó nằm trong 20% thử thách
-80% vấn đề đến từ 20% nguyên nhân
-80% lợi nhuận đến từ 20% dải sản phẩm
-80% ô nhiễm đến từ 20% tổng số các tập đoàn
-80% lượng vắng mặt tại văn phòng đến từ 20% nhân viên
-80% tai nạn giao thông được gây ra bởi 20% số tài xế
-80% doanh số nhà hàng đến từ 20% các món trên menu
-80% lượng thời gian bạn truy cập các website là dành cho 20% số các website.
-Và còn nhiều nhiều nữa
Hay nhớ các nguyên tắc này không phải lúc nào cũng 80:20.
Sử dụng lý thuyết Pajero cực kỳ hữu ích trong việc lập kế hoạch, phân tích, xử lý lỗi, giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định, và quản lý thay đổi, đặc biệt khi mở rộng đánh giá và các cơ sở cần kiểm tra. Rất nhiều các rắc rối và thảm họa kinh doanh có thể dễ được được ngăn chặn nếu những nhà nghiên cứu nghĩ cách để liên hệ với quy luật Pareto như một phương pháp để kiểm tra sớm. Luật Pareto là một mô hình rất mạng và hiệu quả bởi tính đơn giản và dễ dàng của nó.
Ví dụ áp dụng quy luật Pareto 80:20
1.Sales
Kinh doanh cá nhân hay theo tổ chức thường tiếp cận khách hàng tiềm năng với các dịch vụ (offering) đa dạng khác nhau. Những dịch vụ này cũng có mức độ thành công không giống nhau. Tuy nhiên một người bán hàng thông thường không hiểu các phương sai – các mâu thuẫn, và có thể sử dụng các dịch vụ khác nhau một cách tùy tiện, ngẫu nhiên và bản năng, trong khi theo lý thuyết Pareto cho thấy việc sử dụng các dịch vụ cần được tối ưu hóa để giúp ra được kết quả sớm nhất.
Ví dụ: 80% lượng khách hàng mới đến từ 20% các dịch vụ của bạn (tỷ lệ này có thể khác nhau tùy theo mẫu cụ thể)
Do đó, người bán hàng muốn nâng cao kết quả thì họ nên:
-Định hình được loại dịch vụ nào cho ra nhiều khách hàng mới nhất.
-Và sau đó, sử dụng các dịch vụ mang lại hiệu quả nhất thường xuyên (và ngược lại không dùng hoặc hạn chế đưa ra các dịch vụ kém hiệu quả)
Tát nhiên để làm được phân tích cần thiết người bán hàng cần ghi lại các dịch vụ và phản hồi từ mỗi một khách hàng mới.
2.Nhóm bán hàng chính.
Phần lớn các tổ chức mua bán có một lượng khách hàng lớn nhất định và những vị khách này chiếm một tỷ trọng không hề cân xứng với tổng số lượng sale.
Ví dụ: 80% doanh thu sale có thể đến từ 20% lượng khách hàng.
Do đó điều quan trọng là cần hiểu lí do gì dẫn tới tỷ lệ này:
-Tỉ lệ càng cao thì các nguy cơ trong kinh doanh cũng càng cao. Trong trường hợp tình huống này xảy ra, điều quan trọng là phải nhận ra sớm để bảo vệ các khách hàng lớn. sau đó làm việc để giảm thiểu tỷ lệ này càng thấp càng tốt bằng cách thu hút được nhiều khách hàng mới – và như vậy sự phụ thuộc vào một số khách hàng nhất định sẽ giảm dần. (”Bỏ hết trứng vào 1 rỏ” là một câu viện dẫn chính xác cho trường hợp này – mất rỏ là mất hết trứng).
-Mỗi một doanh nghiệp cần phải bỏ thêm những chi phí, thời gian để quan tâm kỹ hơn đến những vị khách hàng đặc biệt này của mình, đặc biệt khi tỷ lệ Pareto chênh lệch cao và tổ chức hay kinh doanh phụ thuộc vào chỉ một vài khách hàng lớn.
3.Tinh giảm, thu hẹp, hợp lý hóa, chuẩn hóa – giảm phạm vi, cam kết, vật liệu, nhân sự…
Cá nhân hay tổ chức đều bao gồm những lĩnh vực rất rộng nhứ các hoạt động, tài sản, sản phẩm, dịnh cụ, cung cấp, … hơn là việc cần thiết cho hiệu quả thực tế, khả năng tồn tại, sự thoải mái,…
Các tổ chức có xu hướng mở rộng những thứ ở trên theo sự sắp xếp, theo thời gian và điều đổ làm những nhân tố này dần dần trở nên đắt đỏ hoặc cồng kềnh để lưu trữ, trong khi chi phí bảo dưỡng, đăng ký, đào tạo, quản trị, giám sát… Điều tương tự cũng áp dụng trong cuộc sống cá nhân.
Ví dụ: 80% tính khả thi/lợi nhuận. hiệu quả… bắt nguồn từ 20% của mỗi phạm vi phòng ban (dải sản phẩm, chứng khoán, dịch vụ,…)
Tương tự cho đời sống của các nhân.
Phân tích những tỷ lệ đóng góp là bước đầu tiên của công việc tinh giảm, thu hẹp, hợp lý hóa, chuẩn hóa,…
4.Giảm thiểu hoặc tăng cường tập trung
Lý thuyết Pareto ứng dụng logic trong việc gia tăng tính hiệu quả của các tình huống mà tồn lại quá nhiều vấn đề – trong kinh doanh, tổ chức, công việc, cuộc sống cá nhân,…
Trong trường hợp này mọi thứ không có gì thay đối vì chẳng ai biết làm thế nào và bắt đầu từ đâu.
Lý thuyết Pareto đưa ra một góc nhìn rõ ràng và dễ dàng vì cái gì cần gi và cái gì thì không cần.
Khi đối mặt với các tình huống như này đòi hỏi tính hợp lý, tinh giảm, tập trung,… và sử dụng các bước sau
-Xác định 20% quan trọng (sản xuất ra ít nhất 80% năng suất, hiệu suất, hiệu quả,..)
-Đây là điểm khởi đầu. Chỉ giữ lại 20% này và không gì khác (trừ khi nó có mục đích quan trọng khác)
-Thử nghiệm tính hiệu quả và ứng dụng vào việc giảm phạm vi hoặc đối tượng cần làm.
-Tham khảo các khía cạnh về quản lý dự án quán lý thay đổi cho phù hợp
-Chú ý 20% là một gợi ý hướng dẫn . Tỷ lệ thực tế đại diện cho tính tối ưu hiệu quả phụ thuộc vào từng môi trường và những cân nhắc khác cần được tính đến.
Cần lưu ý thêm:
-Đảm bảo tư vấn thích hợp
-Kết nối và giải thích rõ ràng cho tất cả các anh hưởng
-Cần có giai đoạn chuyển tiếp để đảm bảo an toàn cho sự thay đổi.
-Đảm bảo đầy đủ các bảo cáo và cung cấp thời gian tới những người bị ảnh hưởng đến thay đổi để có thể sắp xếp.
-Cung cấp và giải thích các lựa chọn thay thế cho các lựa chọn cũ không còn tồn tại.
Nguyên lý Pareto
Quy luật Pareto hay quy luật 80/20 (quy luật thiểu số quan trọng và phân bố nhân tố) nói rằng trong nhiều sự kiện, khoảng 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra. Nhà tư tưởng quản trị doanh nghiệp Joseph M. Juran đề xuất quy luật này và đặt theo tên của nhà kinh tế người Ý Vilffredo Pareto người đã quan sát 80% đất ở Ý là thuộc sở hữu của 20% dân số. Đây cũng là quy luật phổ biến trong kinh doanh chẳng hạn 80% doanh thu là từ 20% trong số các khách hàng.
Khi xét một thứ gì được sở hữu bởi một số lượng lớn vừa đủ người thì luôn tồn tại một số k (50 < k < 100) sao cho k% của thứ ấy là thuộc sở hữu của (100 – k)% số người trong đó. Tuy nhiên k sẽ thay đổi từ 50 trong trường hợp phân bố đều cho đến gần 100% khi một lượng rất nhỏ người sở hữu hầu hết tất cả tài nguyên. Không có điều gì đặc biệt đối với con số 80 nhưng nhiều hệ thống có số k có giá trị ở khoảng này.
Theo wikipedia
Bảo Anh
Nguồn Businessballs