Một nguyên lý cho rằng cái gì đo được thì có thể cải thiện thiện được. Hệ thống đánh giá hiệu suất đã trở nên rất phổ biến trong các lĩnh vực kinh doanh khác nhau. Kế hoạch và tầm nhìn chiến lược là hết sức quan trọng đối với bất kỳ công ty nào muốn thành công trên thị trường và đạt được lợi thế cạnh tranh. Nhưng doanh nghiệp nào thì cũng được điều hành bởi những con người cụ thể, với những sở thích riêng, những ưu tiên của họ trong cuộc sống. Doanh nghiệp thì có công cụ quản trị được dùng khá phổ biến là Balanced Scorecard- BSC- Thẻ điểm cân bằng. Còn cá nhân? Ta có thể dùng BSC vào việc quản trị bản thân hay đúng ra một khái niệm phái sinh (derivative) như như Personal scorecard – PSC – thẻ cân bằng điểm cá nhân liệu có thực tế?
Tất nhiên, mục tiêu kinh doanh với mục tiêu cá nhân là khác nhau. Do đó áp dụng PSC – Thẻ cân bằng điểm cá nhân sẽ khác BSC. Cuộc sống rất sinh động và khó lường. Bạn không bao giờ biết điều gì sẽ xảy ra vào ngày mai, nhưng việc lập kế hoạch là quan trọng đối với mỗi cá nhân mong muốn phấn đấu để làm cho cuộc sống của họ ngày càng tốt đẹp hơn.
Chúng ta cũng được giới thiệu Balanced Scorecard- BSC – Thẻ điểm cân bằng là khái niệm truyền thống áp dụng trong kinh doanh bao gồm bốn loại (nhóm chỉ tiêu hay viễn cảnh): tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ, học tập và phát triển. Bốn viễn cảnh mô tả đầy đủ mọi quan hệ xảy ra cho công ty ở môi trường bên trong và bên ngoài. Viễn cảnh hay mục tiêu cá nhân là gì? Mỗi cá nhân cũng phải xử lý các vấn đề tài chính, mối quan hệ trong gia đình, ngoài xã hội, công ty của mình, các vấn đề về phát triển cá nhân.
Thoạt tiên, nghe có vẻ buồn cười và thậm chí hết sức buồn cười, nhưng các khái niệm về BSC có thể dễ dàng áp dụng trong lĩnh vực lập kế hoạch và phát triển cá nhân. Như đã nói ở trên, mỗi cá nhân có các mục tiêu khác nhau trong các lĩnh vực khác nhau của cuộc sống. Mọi người đều có công việc, gia đình, sở thích và bạn bè. Đương nhiên, mỗi cá nhân muốn thành công trong cuộc sống. Và những thành tựu và những tiến bộ có thể được phát triển theo các khía cạnh khác nhau của cuộc sống. Các khía cạnh được cải thiện như tài chính, quan hệ gia đình, bạn bè, phát triển bản thân góp phần cho sự thăng tiến nói chung của mỗi cá nhân.
Mỗi khía cạnh hay có thể gọi viễn cảnh cá nhân bao gồm các mục tiêu. Và tất cả các mục tiêu cũng phải được tích hợp vào hệ thống các giá trị cốt lõi và sứ mệnh của mỗi người trong cuộc sống. Thẻ điểm cân bằng giúp cá nhân thiết lập mục tiêu thực tế và phát triển một hệ thống các biện pháp đánh giá trong đó sẽ cho biết mức độ thành công hay sự thất bại trong việc thực hiện các mục tiêu này.
Vì vậy, bốn khía cạnh trong thẻ cân bằng điểm cá nhân PSC là gì?
Viễn cảnh Nội tại (Internal Perspective)
Đây là về thể chất và trạng thái tinh thần của một cá nhân. Cần lưu ý rằng trạng thái tinh thần và thể chất ảnh hưởng lớn đến hiệu suất của mình trong công việc, cũng như có tác động lớn đến các quan hệ với những đồng nghiệp và gia đình. Tinh thần lành mạnh trong một cơ thể khỏe mạnh (mens sana in corpo sano). Trong khía cạnh này, ta nên đưa ra một câu trả lời làm thế nào để duy trì điều kiện tốt về thể chất và tinh thần. Nghĩa là ta thiết lập các KPI cho các khía cạnh này. Các chỉ số đo lường (Performance Indicator) cá nhân trong Viễn cảnh Nội tại (Internal perspective) được sử dụng có thề là: mức độ nhiệt tình, cường độ làm việc, mức độ căng thẳng, mức độ hài lòng công việc, mức độ tín nhiệm của cấp trên, thời gian dành cho tập thể dục, cân nặng cơ thể, số lượng các buổi thể thao một tuần, số nhiệm vụ mới, mức độ cholesterol trong máu, mức độ tiêu thụ rượu trong tuần, tần suất sinh hoạt vợ chồng, thời gian dành cho công việc,…
Viễn cảnh Bên ngoài (External Perspective)
Giống như bất kỳ doanh nghiệp hoặc công ty, một cá nhân phải sống trong cộng đồng và có quan hệ với người khác như các thành viên trong gia đình, đồng nghiệp, bạn bè… Quan trọng là phải biết tất cả những người này nhìn nhận bạn như thế nào. Nếu một người có thể xử lý hài hòa giữa môi trường bên trong và bên ngoài, anh ta có nhiều khả năng đạt được mục tiêu và đạt được thành công trong hầu hết các việc mình làm. Các chỉ số đo lường sau đây có thể được sử dụng để đánh giá viễn cảnh bên ngoài của một cá nhân: mức độ hài lòng của khách hàng, thời gian danh cho con cái, thời gian cho gia đình, số tiền danh cho hoạt động từ thiện, độ tin cậy của các dịch vụ mà tôi cung cấp, tỉ lệ những lần được ca ngợi bởi phối ngẫu, số lần các cảnh báo từ cấp trên, tốc độ sẵn có của tôi, số lần các cuộc hội thoại thẳng thắn và dễ chịu với những người thân yêu, thời gian tham gia hoạt động cộng đồng, số lần giúp đỡ những người khác, số lần đi chơi với gia đình, số lượng các cuộc cãi vã với vợ hay chồng, số người nghĩ rằng tôi là một lãnh đạo tốt, số lần được khen ngợi, thời gian danh cho những người bạn tri kỷ, bao nhiêu lần con tôi xin lời khuyên của tôi, …
Viễn cảnh về Kiến thức và học tập (Learning Perspective)
Một cá nhân phải phát triển kiến thức và kỹ năng của mình bất kể anh ta làm gì trong cuộc sống. Ví dụ, kỹ sư CNTT phải học ngôn ngữ lập trình mới, trong khi một nghệ sĩ cần có những thử nghiệm nghệ thuật mới và các mục tiêu như vậy có thể được xây dựng thành các mục tiêu, các chỉ số đo lường KPI sau: “10 cuốn sách mới vào cuối năm”, các chỉ số sau đây trong viễn cảnh về kiến thức hay đào tạo này: số lĩnh vực tôi đang có thẩm quyền, tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ học tập, số lượng các lớp học tham gia, số sách về quản lý đã đọc, số giờ dành cho các khóa học, số lượng bài báo xuất bản, số lượng các ý tưởng sáng tạo, thời gian dành cho việc đọc và thảo luận và nhiều các KPI khác mà chúng ta có thể xây dựng để phát triển bản thân,…
Viễn cảnh Tài chính (Finance Perspective)
Người nghèo và người giàu đều phải quan tâm đến tài chính. Các chỉ số cần có để biết mức độ nào một cá nhân đáp ứng nhu cầu tài chính của mình. Các KPI trong viễn cảnh này có thể bao gồm “số hóa đơn thanh toán kịp thời” hoặc “số lượng các tài sản mà một cá nhân có kế hoạch mua và đã hiện thực hóa.” Các chỉ số khác có thể bao gồm như số tiền tiết kiệm, số dư tài khoản, số hóa đơn trễ, các khoản nợ, tăng trưởng doanh thu, tiền lương, tiền thưởng, dòng tiền mặt, tỷ lệ đầu tư, tiền chi cho tổ chức từ thiện, chi phí điện nước, tỷ lệ việc làm,…
Các chỉ số PI là một trong những căn cứ và đánh giá sự tiến bộ của cá nhân hướng tới thực hiện mục tiêu. Với sự giúp đỡ của các chỉ số thực hiện của cá nhân, có thể để đánh giá hành động của mình theo các quan điểm của cá nhân về thành công của mình. Chỉ số thực hiện cá nhân (PI) là một tiêu chuẩn với sự giúp đỡ của các chỉ số đo lường. Các chỉ số như vậy làm cho tầm nhìn của cá nhân và mục tiêu đo lường được. Nếu không có các chỉ số như vậy sẽ rất khó để thực hiện việc tự đào tạo, tu dưỡng , sử dụng thông tin phản hồi. Căn cứ vào các chỉ số cá nhân có thể phát triển một chương trình hành động cho bản thân.
Mô hình trên có nhiều hình thức và diễn giải. Ví dụ các viễn cảnh nội tại và các chỉ số có thể bao gồm mục tiêu cá nhân và sức khỏe, trong khi viễn cảnh tài chính có thể có nhiều mục tiêu khác. Trong thực tế, số lượng các viễn cảnh có thể nhiều hơn 4, tùy thuộc vào từng cá nhân cụ thể với các tầm nhìn và sứ mệnh của cá nhân đó.
Khi bạn đánh giá những thay đổi và so sánh kết quả thu được (PI) với các mục tiêu (target), các chỉ số sẽ là những tín hiệu kịp thời về vấn đề lĩnh vực bạn cần quan tâm, điểm mạnh và cũng như điểm yếu của bạn. Bạn nên dùng không quá hai chỉ số cho từng mục tiêu. Khi trải phát triển PSC – thẻ cân bằng điểm cá nhân, bạn cần trả lời câu hỏi:
1) làm thế nào tôi có thể đo lường kết quả thành tích của tôi, và 2) những chỉ số nào làm cho mục tiêu cá nhân của tôi có thể đo lường
Rõ ràng là mô hình BSC cho các tổ chức hay doanh nghiệp và thẻ cân bằng điểm cá nhân PSC có nhiều điểm tương đồng. Sự khác biệt là trong kinh doanh mô hình BSC lợi ích của cổ đông , chủ doanh nghiệp được chú trọng, trong khi đó thẻ cân bằng điểm cá nhân PSC tập trung vào những mục tiêu cá nhân. Thông thường, các chuyên gia nhân sự sử dụng chúng để định hướng các mục tiêu của nhân viên với các mục tiêu của công ty.
Mục tiêu cá nhân luôn phải thực tế và cung cấp cho cá nhân động lực. Chỉ như thế thẻ cân bằng điểm cá nhân PSC mới hữu dụng.
(Dịch bài Thẻ cân bằng điểm cá nhân PSC Personal scorecard: how BSC helps achieve personal goals của AKS-Labs)