Excel là công cụ không thể thiếu đối với người làm nhân sự chuyên nghiệp, dù đã trang bị phần mềm nhân sự chuyên nghiệp hay không, thì Excel vẫn luôn là phương tiện để đối chiếu, so sánh kết quả hay trình bày một biểu mẫu.
Tuy nhiên, so với sự tiện lợi, đơn giản khi sử dụng thì quản lý nhân sự bằng excel vẫn có những nhược điểm khó khắc phục so với việc dùng phần mềm nhân sự chuyên nghiệp.
Hãy cùng Eduviet điểm qua một số nhược điểm Excel trong quản lý nhân sự
1. Khả năng quản lý
Như chúng ta đều biết, việc sử dụng file Excel chỉ có tối đa 65000 dòng, thì thay vì sử dụng phần mềm chấm công chuyên nghiệp thì cán bộ làm nhân sự sẽ gặp rắc tối lớn nếu doanh nghiệp có đến 1000 nhân viên. Để lưu dữ giờ quẹt trong 3 tháng, mỗi ngày nhân viên quẹt 2 lần thì cần tới 180000 dòng, điều đó tất nhiên là bất khả thi với 1 Sheet trong excel.
Đương nhiên ta hoàn toàn có thể tách ra các sheet khác hay thêm file lưu trữ khác, nhưng một phần mềm chấm công được quản lý bằng CSDL tập trung sẽ khiến việc quản lý và tìm kiếm dễ dàng, nhanh chóng.
2. Khả năng xuất báo cáo
Mỗi khi cần báo cáo lãnh đạo liên quan tới nhân sự, buộc cán bộ nhân sự sử dụng excel phải rất am hiểu master file và mất nhiều công sức (cần biết vị trí lưu trữ, cách cập nhật, lấy thông tin, tổng hợp từ các file) đôi khi dữ liệu thiếu, hoặc không chính xác. Những điều này thường được những người làm nhân sự chia sẻ khi triển khai phần mềm quản lý nhân sự.
3. Khả năng bảo mật và toàn vẹn dữ liệu
Quản lý bằng file Excel có 2 dạng: quản lý tập trung và quản lý phân tán.
- Quản lý tập trung: sẽ có 1 master file chung đặt tại một thư mục dùng chung cho cả phòng sử dụng. Giả sự cán bộ nhân sự A cần thay đổi thông tin nhân viên X, cán bộ nhân sự B cần thay đổi thông tin nhân viên Y. A và B cùng mở file master. Nếu A lưu trước, B lưu sau thì nhân viên Y được thay đổi, X không được thay đổi,.. Như vậy thông tin X bị sai.
- Quản lý phân tán: cũng tương tự dữ liệu của mỗi cán bộ quản lý cập nhật khác nhau, file Excel sẽ khác nhau. Dẫn đến báo cáo sẽ khác nhau. Lãnh đạo không biết tin vào ai.
Phần mềm quản lý nhân sự sẽ tách thành các chức năng riêng, phân quyền mỗi cán bộ nhân sự đảm nhiệm công việc riêng của mình tương ứng với chức năng trên phần mềm. Sẽ không xảy ra thiếu đồng bộ như quản lý nhân sự bằng file Excel.
Và còn rất nhiều nguyên nhân khác khiến các doanh nghiệp dần lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự làm công cụ tất yếu thay vì chỉ sử dụng Excel trong quản lý nhân sự.