Trong vòng một thập kỷ trở lại đây bộ phận Nhân sự đang khẳng định được tầm quan trọng của mình trong sự phát triển kinh doanh của một doanh nghiệp. Nhân sự đã được xem là 1 trong những bộ phận đóng vai trò chiến lược trong bộ máy quản lý và quản trị của doanh nghiệp. Sự thay đổi này cũng chính là tiền đề cho sự phát triển của dịch vụ thuê ngoài, tuyển dụng thêm nhân sự/ thuê ngoài nhân sự trong thời gian gần đây.
Cụ thể hơn, các nhiệm vụ cơ bản của bộ phận nhân sự như tuyển dụng, tính lương dần dần được trao sang cho các đối tác thuê ngoài để bộ phận Nhân sự nội bộ trở nên tinh gọn hơn và tập trung hơn vào các nhiệm vụ mang tính chiến lược khác của mình. Với những công ty nhỏ, bộ phận nhân sự thường được kiêm nhiệm tuy nhiên việc phát triển công ty cũng đồng nghĩa với việc cần thiết phải có bộ phận nhân sự chuyên biệt. Vậy khi nào công ty cần điều này? Và làm sao để có thể phát triển bộ phận nhân sự hợp lý nhất? Infographic dưới đây sẽ giúp bạn một số thông tin hữu ích cho doanh nghiệp.
Thêm vào đó, một số quy trình trong nhân sự có thể dễ thuê ngoài hơn sơ với những lĩnh vực khác. Bài viết này đưa ra gợi ý giúp bạn quyết định nên thuê ngoài hoàn toàn, thuê ngoài một phần hay không thuê ngoài nhân sự là tốt nhất cho tổ chức của mình.
Những quy trình chủ yếu của Nhân sự là gì?
Quyết định chọn mô hình thuê ngoài trọn gói tùy thuộc vào ít nhất ba yếu tố:
1. Chiến lược của tổ chức.
2. Qui mô, vị trí và mức độ phức tạp của tổ chức.
3. Giai đoạn hiện tại trong vòng đời của công ty (khởi động – Cấp 1, Tăng trưởng – Cấp 2, Trưởng thành – Cấp 3, và Suy thoái – Cấp 4).
Tổ chức ở Cấp 1 ( hoạt động từ 0-2 năm) hoặc Cấp 2 (2-3 năm) với sự giói hạn về nguồn lực con người và tài chính là đối tượng tuyệt vời cho mô hình thuê ngoài nhân lực toàn bộ. Mô hình này có thể tiết kiệm cho công ty bạn từ 45-55% chi phí mỗi năm so với việc xây dựng một đội ngũ nhân sự nội bộ.
Khi tổ chức phát triển đến Cấp độ 3 (3-6 năm hoạt động), những giai đoạn nhất định trong quy trình nhân sự có thể được thuê ngoài như quản lý phúc lợi/đãi ngộ, lương bổng, quan hệ nhân viên, và thậm chí là cả tuyển dụng. Tổ chức Cấp độ 4 có thể phải cắt giảm chi phí và gánh nặng hành chính cũng bằng cách thuê ngoài nhân sự. Quyết định thuê hay không cần dựa vào một bảng phân tích tổ chức cẩn thận. Lựa chọn này cũng có những hạn chế và chi phí cắt giảm có thể ít vì sự thiếu tập trung và cống hiến cho bộ nhân sự.
Hiện nay, quy trình nhân sự có thể được chia thành các hạng mục ở dưới đây. Mỗi hạng mục bao gồm các hạng mục nhỏ. Nếu bạn đang kinh doanh với hai nhân viên hoặc nhiều hơn, thì bạn có thể áp dụng những hạng mục sau.
• Đánh giá/Lựa chọn/Tuyển dụng
• Phúc lợi
• Hệ thống Đãi ngộ và Khen thưởng
• Luật lao động/Quan hệ nhân viên/Quan hệ lao động
• Sức khỏe và An toàn
• Hệ thống thông tin nhân sự (HRIS – Human Resource Information System)/Lương bổng
• Quản lý hiệu suất
• Xây dụng chiến lược và Phát triển tổ chức
• Sự tuân thủ Luật lao động của Nhà nước
• Chất lượng Đời sống làm việc/Quản lý sự thay đổi/Giữ chân nhân sự.
Có gì trong hồ sơ của một Công ty sẵn sàng để thuê ngoài nhân sự?
• Công ty có qui mô từ 5-500 nhân viên.
• Nằm trong giai đoạn mở đầu hoặc tăng trưởng
• Vốn cho chi phí quản lý chung là có hạn.
• Lợi nhuận hoặc tỉ lệ lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh còn eo hẹp.
• Tập trung vào việc điều hành – “gắn với những gì họ làm tốt nhất”
• Hệ thống tổ chúc doanh nghiệp tiết kiệm và linh hoạt.
• Có ít thời gian trong việc cập nhật thông tin về vấn đề tuân thủ pháp lý/luật lao động
• Có nhu cầu thu hút và giữ lại nguồn nhân lực chất lượng cao.
• Nhu cầu tránh những vụ kiện tụng nhỏ trong trình phát triển cơ cấu nhân sự phù hợp.
• Nhu cầu giảm thiểu chi phí cao trong hoạt động thuê luật sư và tư vấn viên.
• Nhu cầu liên kết với đội ngũ thuê ngoài nhân sự dài hạn.
• Nhu cầu làm việc với các cố vấn kỹ thuật nhân sự giỏi trong những vấn đề hàng ngày và vấn đề chiến lược.
• Nhu cầu căt giảm chi phí nhân lực/tiền lương / phúc lợi xuống ít nhất 50% với mô hình thuê ngoài nhân sự.
Đặc điểm của mô hình thuê ngoài nhân sự đầy đủ.
Một mô hình thuê ngoài nhân sự đầy đủ hoạt động tốt nhất và đạt hiệu quả cao nhất về chi phí nếu một cá nhân được chỉ định phụ trách công việc giấy tờ và các vấn đề hoạt động khác tại chỗ. “Sự có mặt của con người” cũng rất cần thiết trong những tình huống mà nhân viên thấy không thoải mái trong việc sử dụng điện thoại, máy fax, e-mail và các công cụ mạng nội bộ họ có. Người kỹ thuật viên điều hành nhân sự tại chỗ sẽ được cố vấn bởi đội ngũ thuê ngoài nhân sự. Kỹ thuật viên này nhìn chung có thể ứng dụng những vấn đề về nhân sự vào các quy trình quản trị mà hầu hết các tổ chức đều cần. Một người quản lý sẽ được chỉ định cho nhóm nhân sự thuê ngoài để đóng vai trò liên lạc về những vấn đề chủ chốt trong quy trình nhân sự.
Dưới đây là những gì một mô hình thuê ngoài đầy đủ sẽ cung cấp
• Toàn bộ quá trình trả lương và hành chính, bao gồm cả quá trình quản lý hồ sơ theo quy định nhà nước.
• Quản lý tất cả số liệu thông tin nhân sự.
• Hệ thống thiết kế, phát triển và quản lý phúc lợi nhân viên — y tế, nha khoa, xã hội, chế độ nghỉ hưu, và những bảo hiểm khác bao gồm cả việc bồi thường cho nhân viên.
• Việc thiết kế và quản lý tất cả biên bản hợp pháp tuân theo luật pháp nhà nước yêu cầu: sổ sách, cẩm nang nhân viên, sổ tay hướng dẫn chính sách và thủ tục, mô tả công việc, bảng mô tả công việc, thư mời làm việc, hồ sơ cá nhân, hệ thống đánh giá, sức khỏe và an toàn lào động.
• Việc thiết kế và thực hiện hệ thống đãi ngộ có điều chỉnh.
• Nguồn lực để tuyển dụng nhân sự.
• Thuyên chuyển kịp thời, tuyển dụng gấp nhân viên và các vấn đề pháp lý liên quan.
• Sự hỗ trợ của công đoàn trong các vấn đề về mối quan hệ với nhân viên.
• Đào tạo tại chỗ và cố vấn từ đội ngũ quản lý.
• Sự trợ giúp trong việc phát triển kế hoạch chiến lược và các hoạt động phát triển tổ chức.
• Quản lý phụ trách cố vấn cho kỹ thuật viên tại chỗ và liên kết các công việc.
Đặc điểm của mô hình thuê ngoài nhân sự một phần.
Mô hình này cung cấp cách tiếp cận mang phong cách “quán tự phục vụ” dành cho quản trị nguồn nhân lực. Sau khi phân tích cẩn thận, có thể sẽ thật khôn ngoan nếu tổ chức giữ lại một số chức năng quản lý nhân sự nhất định và thuê ngoài một số chức năng đặc biệt. Ví dụ, một tổ chức có thể quyết định tự quản lý về sức khỏe và an toàn lao động, tự đơn giản hóa quá trình tuyển dụng, điều hành chương trình quản lý lương bổng phúc lợi và đãi ngộ công nhân. Tổ chức có thể cần những tư vấn viên về phúc lợi để hỗ trợ các vấn đề về lợi ích.
Ví dụ, một tư vấn viên có thể trợ giúp bằng cách:
• Truyền đạt về kế hoạch phúc lợi nhân viên.
• Tuân thủ và giám sát theo mô hình COBRA.
• Các dịch vụ thanh toán thống nhất.
• Giải quyết khiếu nại về phúc lợi
• Open enrollment assistance
• Quản lý phúc lợi tại chỗ
• Kế hoạch nghỉ hưu.
• Dịch vụ kỹ thuật và pháp lý.
• Đường dây nóng về phúc lợi cho nhân viên.
• Phân tích kế hoạch và đánh giá hiệu quả chi phí.
Một tổ chức có thể làm theo hướng dẫn của tư vấn viên bên ngoài công ty nhằm tìm sự trợ giúp về cách vấn đề tuân thủ pháp luật, vấn đề đặc biệt về quan hệ lao động, nhân công, nhân sự quốc tế, quản lý thay đổi và phát triển lãnh đạo.
Mô hình cho thuê ngoài nhân sự một phần có thể hiệu quả hơn đối với các tổ chức ở cấp độ 3 và 4 trong vòng đời của họ bởi vì các quy trình nhất định được phục vụ tốt hơn trong nội bộ tổ chức, và những quá trình khác (vì đặc trưng riêng) sẽ hiệu quả hơn về chi phí nếu được quản lý từ bên ngoài.
Vậy thì hiệu quả Chi phí /Lợi ích ở đây là gì?
Chúng ta biết rằng việc phòng ngừa là liều thuốc tốt nhất dể quản lý sự phức tạp trong vấn đề tố tụng và các vụ kiện nhỏ. Thêm nữa, một hệ thống nhân sự hoàn chỉnh là chìa khóa để thu hút và giữ chân những nhân viên có chất lượng trong một thị trường nhân sự eo hẹp. Vấn đề nhân sư nếu được tiếp cận như một chiến lược được phân tích hiệu quả chi phí/lợi ích, và tối đa hóa sự giàu có của cổ đông, có thể dẫn đến sự tăng cường đáng kể về lợi nhuận. Rất thường xuyên, nhân sự được xem như những kẻ xấu xa nhưng cần thiết của“những người luôn tuân thủ quy định”. Quan niệm về nhân sự như vậy là sai lầm. Nhu cầu cấp bách bây giờ chính là có một đội ngũ nhân sự thuê ngoài suy nghĩ như một đối tác kinh doanh và nhạy cảm với các nhiệm vụ chiến lược và tài chính của công ty. Lợi nhuận sẽ cung cấp những nguồn tiền tuyệt vời để tạo nên các chương trình nhằm thu hút, giữ chân và thúc đẩy nhân viên với những công việc đầy ý nghĩa.
Chi phí cho bộ phận nhân sự nội bộ
Một công ty với 30 đến 100 công ty có thể liệu trước các chi phí nhân sự sau:
Một công ty tiêu chuẩn với 400 đến 500 nhân viên có thể mong đợi tỉ lệ lao động/phúc lợi trong khu vực từ $300,000 đến $350,000 mỗi năm.Với mỗi 100-150 nhân viên, người ta thường thêm một nhân sự bổ sung để hỗ trợ cho các vấn đề phức tạp và cần tuân thủ. Chi phí này góp phần cộng vào một gánh nặng $60,000 trong chi phí. Khi qui mô tăng, sự mong đợi về tiền lương, các chương trình và các hoạt động nhân sự được công ty tài trợ cũng tăng theo.
Tổng chi phí của Toàn bộ Gói Dịch vụ Nhân sự
Giả định rằng một tổ chức có qui mô 50 đến 100 nhân viên với một kỹ thuật viên nhân sự tại chỗ thực hiện nhiệm vụ trong 50% thời gian.
Bảng so sánhCứ mỗi 100 nhân viên, chi phí sẽ cộng thêm $20,000 bao gồm sự gia tăng trong chi phí tính lương và tư vấn phúc lợi. Tổng giá trị này có tỉ lệ $20 trên mỗi nhân vien.
Những chỉ số ước tính hàng năm
*Lưu ý: Đây là những con số ước tính dựa trên số liệu tại Hoa Kỳ. Chi phí tiết kiệm được thay đổi tùy thuộc vào từng công ty. Chi phí tiết kiệm chung nằm trong khoảng từ 45%-55% trong phạm vi chi phí nhân sự. Thêm vào đó, khi công ty tăng trưởng, các chương trình, thủ tục và sự phức tạp trong cơ sở hạ tầng cũng tăng theo. Những chi phí này không được liệt vào mô hình in-source. Vì thế, các chi phí này là vừa phải.
- st